Vos équipes sur le terrain. Votre administratif avance sans elles.
Des outils sur mesure qui préparent vos mails, devis, factures, comptes rendus, appels d'offres et relances, construits sur vos outils actuels.
Maintenance · Bâtiment · Garages · Logistique · Bureaux d'études · Immobilier · Collectivités
Un exemple concret : de la note du technicien au devis chez le client
Sur le terrain
Trois lignes dictées sur place, sans mise en forme.
Compte rendu
Devis
Les montants viennent de votre grille tarifaire.
Exemple de démonstration
Vous ne pouvez pas être au bureau et sur le terrain en même temps.
Dans un artisan ou une petite entreprise, le gérant intervient, encadre, répond au client, et rattrape le soir les devis, les comptes rendus et les relances. Certains ont une assistante, beaucoup n'en ont pas et gèrent tout.
Le client le constate : délai de réponse, informations manquantes, devis tardif.
C'est vous qui rattrapez, le soir.
Pas d'assistante : le gérant fait tout, entre deux interventions.
- Devis à chiffrerce soir
- Comptes rendus à rédigerce soir
- Mails en attenteà reporter
- Relances à envoyeroubliées
- Factures à émettrefin de mois
Tout est préparé, vous relisez.
Les documents sont prêts avant que vous n'y pensiez.
- DevisPrêt à relire
- Comptes rendusPrêt à relire
- MailsPrêt à relire
- RelancesProgrammées
- FacturesPrêt à relire
Situation illustrée, à titre d'exemple.
Tout ce qui suit une intervention, préparé avant que vous n'y pensiez.
Le tri des mails, les devis et les relances s'appuient sur des modules construits et testés. Tout le reste se construit avec vous, sur mesure après un premier échange, sur vos outils actuels.
Mails
Réponses rédigées dans votre ton, prêtes à partir.
Mails
Réponses aux demandes, accusés de réception, envois de documents : rédigés dans votre ton, prêts à partir.
Exemple : une demande reçue le soir a sa réponse prête le lendemain matin.
Devis et avenants
Préparés dans votre modèle, prêts à valider.
Devis et avenants
Préparés à partir des informations d'intervention, dans votre modèle, prêts à valider.
Exemple : une modification de chantier devient un avenant prêt à envoyer.
Factures
Établies dès l'intervention clôturée.
Factures
Établies à partir de l'intervention clôturée, avec vos tarifs et vos mentions. Construit avec vous, sur mesure après un premier échange.
Exemple : l'intervention est terminée, la facture n'attend plus que votre relecture.
Comptes rendus et rapports
Rédigés à partir des notes du technicien.
Comptes rendus et rapports
Rédigés à partir des notes, photos et messages du technicien, sans ressaisie au bureau. Construit avec vous, sur mesure après un premier échange.
Exemple : le rapport mensuel d'un site assemblé automatiquement.
Relances et suivi client
Relancés au bon moment, suivi centralisé.
Relances et suivi client
Devis en attente et factures relancés au bon moment, avec un suivi centralisé.
Exemple : plus aucun devis oublié dans une boîte mail.
Appels d'offres et dossiers
Dossiers préparés depuis vos réponses précédentes.
Appels d'offres et dossiers
Pièces, références et mémoires préparés à partir de vos réponses précédentes, pour répondre plus vite. Construit avec vous, sur mesure après un premier échange.
Exemple : un bureau d'études répond sans repartir d'une page blanche.
Autres documents
Tout document qui revient chaque semaine.
Autres documents
Tout document qui revient chaque semaine sous la même forme peut être automatisé. Si le gain est insuffisant, je vous l'indique. Construit avec vous, sur mesure après un premier échange.
Exemple : un état de stock, un planning, une attestation, un suivi de dossier.
Toute activité qui supporte une charge administrative.
Mon parcours est celui de la maintenance technique, c'est mon point de départ. Un outil métier s'adapte à chaque activité : bureau d'études, société de logistique, agence immobilière ou collectivité font face à la même charge administrative.
Dès qu'une tâche administrative revient chaque semaine, contactez-moi.
- Garagistes
- Mécaniciens
- Plombiers
- Électriciens
- Chauffagistes et frigoristes
- Menuiseries
- Maintenance multitechnique
- Bureaux d'études
- Logistique
- Agences immobilières
- Collectivités
Un premier échange pour comprendre votre activité.
Un échange
30 minutes, sans engagement. Vous décrivez votre activité.
Un échange
J'identifie où votre temps est consommé.
Une analyse
Je ne retiens que ce qui apporte un gain réel.
Une analyse
Tout ne s'automatise pas, et je vous l'indique. Construit avec vous, sur mesure après un premier échange.
La mise en place
Un point de départ adapté à vos outils et à vos habitudes.
La mise en place
Je pars de modules construits et testés quand ils existent et je construis le reste avec vous. Vous testez, j'ajuste.
Le suivi
Ajustements jusqu'à ce que tout fonctionne en autonomie.
Le suivi
Suivi et ajustements jusqu'à ce que l'ensemble fonctionne en autonomie.
Le devis est établi à l'issue du premier échange, une fois le périmètre défini.
Aucun document ne part chez un client sans votre accord.
Je m'adapte à votre façon de travailler.
Traitement conforme au RGPD.
Dix ans de maintenance multitechnique, côté prestataire.
D'électrotechnicien à responsable de site adjoint au Stade de France. Des équipes à coordonner, des demandes client en continu, des événements, des urgences.
Je connais la charge administrative de la maintenance de l'intérieur, et c'est cette charge que je retire de vos journées.
Je pars de votre quotidien.
Une solution adaptée à chaque besoin, sans superflu.
Des outils testés avec vous avant d'être utilisés.
Je comprends votre métier avant de concevoir un outil.
De votre temps, de votre argent, de votre métier.
Je vous fais gagner du temps, et donc de l'argent.
Identifions ensemble ce qui vous fait perdre du temps.
30 minutes, sans engagement. J'examine votre organisation et je vous indique avec franchise ce qui mérite d'être mis en place.
Ambroise Fleurissaint · Fondateur de Keystone Loop